Rabu, 14 Maret 2012

2 Pelayanan Rujukan


Jangan Lupa Tinggalkan Komentar Kalian Ya...!!!

Ø  DEFINISI
Definisi pelayanan rujukan yaitu:
1.    Layanan yang bersifat pribadi dan langsung.
Artinya: dalam memberikan layanan itu betul-betul berhubungan langsung dengan para pemakai terutama dalam memberikan informasi. Sifat-sifat layanan seperti ini sangat bervariasi dan sangat bergantung kepada jenis perpustakaan dan jenis pemakainya.
2.    Memberikan informasi kepada pemakai baik informasi yang sifatnya ilmiah untuk kepentingan studi dan penilitian, maupun informasi umum.
3.    Dalam memberikan informasi pelayanan atau petugas rujukan dapat dengan leluasa menggunakan sumber-sumber baik yang ada di perpustakaan sendiri maupun yang ada di luar perpustakaan.
4.    Membantu para pembaca atau pemakai perpustakaan dalam menggunakan atau memanfaatkan sumber-sumber perpustakaan yang ada dengan sebaik-baiknya.
Agar tugas layanan rujukan dapat berjalan dengan dengan sebaik-baiknya, maka petugas rujukan harus lebih dahulu memahami fungsi-fungsi rujukan. Adapun fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut:
1.    Informasi.
Memberikan jawaban atas pertanyaan atau kebutuhan informasi. Selain itu untuk dapat memberikan informasi yang tepat dan sesuai, latar belakang penanya perlu juga dicatat. Pencatatan ini berguna apabila petugas menemui pertanyaan yang semacam.
2.    Bimbingan.
Dalam menjalankan tugas sehari-hari, petugas rujukan perlu menyisihkan waktunya untuk dapat memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan waktunya untuk dapat memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan agar pemakai tersebut dapat menggunakan perpustakaan dengan baik dan efisien.


3.    Pengarahan atau Instruksi.
Mengingat banyak yang belum tahu fungsi bahan rujukan, maka petugas rujukan perlu memberikan pengarahan atau penerangan kepada pengunjung atau pemakai perpustakaan mengenai penggunaan perpustakaan secara umum. Pengarahan ini dapat dilakukan secara informal seperti yang biasa dilakukan terhadap pengunjung yang datang meminta penerangan dan dapat pula dilakukan secara formal, artinya diberikan melalui program instruksi yang telah dipersiapkan serta disusun dengan cermat dan matang disesuaikan dengan kebutuhan.
4.    Supervisi.
Petugas rujukan harus dapat mengamati pemakai atau pengunjung perpustakaan baik dalam hal kebutuhan informasi yang diperlukan maupun latar belakang social dan tingkat pendidikan pemakai serta bidang pendidikan yang ditekuninya.
5.    Bibliografi.
Untuk kepentingan penelitian atau mengenalkan bacaan yang menarik dan baik, petugas rujukan biasanya membuat atau menyusun bibliografi. Di perguruan tinggi sering terjadi penyususnan bibliografi ini dikerjakan atas permintaan staf pengajar atau peneliti dan mahasiswa untuk keperluan penelitian atau karya tulis.

Ø  PENUNJANG.
Tugas dari pelayanan rujukan cukup berat. Dia merupakan jembatan antara buku dan pembaca. Setiap saat dia harus siap menjawab dan memberi petunjuk kepada pembaca tentang bagaimana cara mencari jawaban atau keterangan secara tepat bantuan-bantuan lainnya yang diperlukan. Hendaknya penyelenggaraan pelayanan rujukan harus ditunjang oleh petugas oyang memenuhi syarat sebagai berikut:
1.    Cakap, dengan sifat dan ciri-ciri sebagai berikut:
a.       Merupakan petugas yang tetap pada pelayanan rujukan.
b.       Ramah tamah dan tekun.
c.       Bersedia membantu pemakai perpustakan.
d.       Memiliki pengetahuan umum yang luas.
e.       Mengetahui jenis-jenis koleksi rujukan dan penggunaannya masing-masing.
f.        Mengetahui bahan pustaka yang menjadi koleksi perpustakaannya.
g.       Menguasai teknik-teknik bimbingan.
2.    Koleksi rujukan yang memadai dan disajikan dalm rak terbuka dan mudah dicapai.
3.    Kerjasama antar perpustakaan dalam bidang penggunaan informasi.

Ø  MACAM PELAYANAN RUJUKAN
Macam pelayanan rujukan dapat dibedakan menurut jenis pekerjaannya
sebagai berikut :
1.       pelayanan rujukan pokok.
a.    Pemberian informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan, koleksi dan hal-hal lain yang mudah dan cepat memenuhinnya.
b.    Pemberian informasi yang bersifat spesifik, yang untuk memenuhinya diperlukan referensi bahan pustaka yang ada, ataupun konsultasi dengan petugas perpustakaan yang lainnya.
c.    Pemberian bantuan untuk menelusur literatur atau bahan pustaka dengan menggunakan katalog, bibliografi, dan alat-alat penelusuran lainnya.
d.    Pemberian bimbingan untuk menggunakan koleksi rujukan.
e.    Pemberian bantuan pengarahan untuk menemukan pokok-pokok bahasan tertentu dalam buku-buku yang sesuai dengan minat dan bidang studi pemakai.
2.       Pelayanan rujukan pokok.
a.    Mengadakan hubungan dan kerjasama dengan perpustakaan dan atau jasa.
b.    Informasi lain dalam bidang penggunaan informasi.
c.    Menyelenggarakan pendidikan mengenai penggunaan alat-alat penemuan.
d.    Kembali seperti katalog dan bibliografi, serta penggunaan koleksi rujukan.
e.    Menyeleggarakan pameran koleksi perpustakaan.
f.     Memperkenalkan bahan pustaka yang baru diterima.
3.       Mengorganisasi koleksi rujukan dengan baik sehingga mudah digunakan.
4.       Mencatat dan mengumpulkan data (statistik) kegiatan pelayanan rujukan.






Ø  MENYIAPKAN LAYANAN RUJUKAN.
Penyelenggaraan layanan rujukan tergantung kepada besar kecilnya perpustakaan. Pada perpustakaan yang kecil pekerjaan rujukan ini biasanya dikerjakan sendiri oleh kepala perpustakaan. Pada perpustakaan yang agak besar diperlukan seorang petugas khusus yang memenuhi syarat-syarat sebagai petugas atau pustakawan rujukan, sehingga dapat melaksanakan pekerjaan ini lebih baik.
Hal-hal yang perlu dalam menyiapkan layanan rujukan meliputi
sebagai berikut :
1.       Tata Ruang.
Sebaiknya ruangan rujukan dipisahkan dari ruangan lainnya. Biasanya rujukan menempati ruangan yang berukuran agak panjanng (panjang ruangan sama dengan dua kali lebarnya). Rak-rak buku ditempatkan di sepanjang dinding. Untuk keamanan sebaiknya hanya disediakan satu pintu masuk saja ke ruangan rujukan. Dekat pintu masuk supaya disediakan maja petugas (untuk keamanan buku ).
Buku-buku yang sifatnya jarang atau langka supaya ditempatkan didekat petugas. Meja informasi sebaiknya ditempatkan dekat dengan lemari katalog supaya petugas bisa langsung memberi bantuan kepada pengunjung apabila diperlukan dalam rangka penggunaan katalog.
2.       Koleksi.
Semua koleksi yang ada di perpustakaan bahkan yang ada di luar perpustakaan, kalau perlu, dapat digunakan oleh petugas rujukan dalam tugasnya dalam memberikan informasi kepada pembaca. Tetapi sekurang-kurangnya harus memiliki sumber-sumber dasar yang bisa dipakai untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan rujukan. Sumber dasar inilah yang lazim disebut sebagai koleksi rujukan. Di luar koleksi berupa buku-buku tidak ada jenis koleksi rujukan lain berupa bahan-bahan khusus misalnya klipping, pamplet, microfilm dan sebagainya.
Buku-buku rujukan biasanya meliputi jenis-jenis :
· Ensiklopedia
· Kamus
· Buku tahunan
· Buku petunjuk/ direktori
· Buku pegangan dan buku pedoman.
· Bibliografi
· Indeks dan Abstrak
· Sumber-sumber biografi
· Sumber-sumber ilmu bumi (atlas, peta, kamus ilmu bumi, dan sebagainya)
· Penerbitan pemerintah, terbitan-terbitan berkala dan bahan-bahan khusus.

Dalam membina dan mengembangkan koleksi rujukan harus selalu dijaga agar supaya koleksi rujukan tersebut terdiri dari buku-buku yang baik dan terjamin mutunya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengadaan buku-buku rujukan
tersebut tetap terjamin yaitu :
a.    Otoritas buku.
Dalam menentukan otoritas buku maka perlu ditinjau hal-hal seperti misalnya apakah pengarang atau penyusun buku tersebut seorang ahli dalam bidang ilmu yang dicakup oleh buku tersebut dan apakah ia sudah berpengalaman. Selain pengarangnya, juga penerbitannya perlu dinilai.
b.    Ruang lingkup isi buku.
Ruang lingkup isi buku perlu pula mendapat perhatian, sampai sejauh mana ruang lingkup yang dicakup subyek buku tersebut, bagaimana batasannya, apa yang menjadi tujuan pengarangnnya, dan apakah isi buku tersebut betul-betul masih baru atau mutkhir dan sebagainya.
c.    Tujuan pengarang dalam menulis buku (untuk pembaca yang bagaimana buku tersebut dikarang / sasaran pembaca).
Di sini yang harus diperhatikan adalah kelompok pembaca yang bagaimana buku tersebut dikarang atau di tulis. Apakah untuk kelompok pembaca dengan tingkat pendidikan smp, sma, ataukah kelompok pembaca yang berpendidikan perguruan tinggi. Atau juga bisa dinilai dari segi usia misalnya apakah buku tersebut dikarang untuk anak-anak, atau untuk orang dewasa. Dari segi profesi misalnya apakah buku tersebut diperuntukkan kepada kelompok pedagang, kelompok ahli hukum, kelompok petani dan sebagainya.
Jadi petugas rujukan sebaiknya memilih buku-buku sesuai dengan tingkat kemampuan membaca dan latar belakang pendidikan pembaca, dalam hal ini, pemakai perpustakaan.
d.    Bentuk serta susunan buku.
Penjilidannya dan sebagainya. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap ketahanan buku tersebut. Selain fisik perlu juga diperhatikan susunannya, apakah disusun secara sistematis, terdapat indeks atau tidak.

Ø  PERTANYAAN RUJUKAN.
1.    Jenis Pertanyaan Rujukan.
Secara umum pertanyaan rujukan dapat dikelompokkan menjadi dua
yaitu :
a.       Pertanyaan dengan spesifikasi yang jelas.
Artinya jelas apa yang diinginkan oleh pemakai. Jadi petugas hanya tinggal mencarinya dalam laci katalog, indeks atau sarana lainnya.
b.       Pertanyaan yang tidak mempunyai spesifikasi yang jelas.
Untuk menjawab jenis pertanyaan ini biasanya diperlukan wawancara terlebih dahulu agar informasi yang diberikan oleh petugas rujukan tersebut sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh penanya. Juga perlu diketahui pula untuk tujuan apa penanya tersebut mencari informasi. Apakah untuk penelitian, ataukah untuk tujuan yang lain.
Menurut Katz (1983) pertanyaan tersebut dikelompokkan menjadi empat
yaitu:
a.       Pertanyaan yang Bersifat Umum
Adalah pertanyaan yang sifatnya sangat umum atau pertanyaan mengenai informasi umum. Biasanya pertanyaan ini dapat dijawab seketika atau dengan kata lain tidak memerlukan waktu banyak.

b.       Pertanyaan Rujukan Biasa.
Adalah jenis pertanyaan data yang hanya memerlukan jawaban mudah dan sigkat. Informasi yang dibutuhkan biasanya dengan mudah dapat ditemui pada buku-buku rujukan dasar mulai dari ensiklopedi sampai kepada indeks dan abstrak. Waktu yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan ini biasanya juga tidak lama, artinya dapat dijawab pada saat itu juga.
Tetapi kadang-kadang bisa memakan waktu yang lama juga. Hal ini bisa terjadi jika koleksi buku-buku rujukan dasar yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut kurang lengkap.

c.       Pertanyaan yang Bersifat Bimbingan atau Pemilihan Buku.
Perbedaan jenis pertanyaan ini dengan pertanyaan rujukan biasa adalah pada jumlah informasi yang dibutuhkan. Jawaban yang dibutuhkan pada "ready reference" biasanya tidak lebih dari sebaris atau dua baris jawaban saja, tetapi pada "spesific search" jawaban yang dibutuhkan lebih dari sekedar jawaban pendek, mungkin informasi yang dibutuhkan tersebut ada pada beberapa buku, artikel majalah dan sebagainya. Oleh karena itu pertanyaan ini juga dikenal sebagai pertanyaan bibliografi (bibliographic inquiry).

d.       Research atau pertanyaan yang bersifat penelitian
Pertanyaan yang bersifat penelitian (research) sebenarnya hampir sama, atau tidak banyak berbeda dengan pertanyaan yang bersifat "specific search". Perbedaannya hanya terletak pada ruang lingkup pertanyaan serta waktu yang diperlukan untuk mempersiapkan jawabannya. Pertanyaan jenis ini biasanya datang dari peneliti, profesor, pemimpin perusahaan sebagai penentu kebijaksanaan, atau spesialis bidang ilmu tertentu yang mencari informasi lengkap dan terinci untuk mendukung penelitiannya atau pekerjaannya.

Dalam prakteknya dapat dilihat bahwa perbedaan pokok dari pertanyaan-pertanyaan rujukan di atas sebenarnya lebih banyak terletak pada soal waktu yang dibutuhkan guna mencari jawabannya. Selanjutnya berdasarkan sumber yang digunakan untuk menjawabnya, pertanyaan rujukan dapat dikelompokkan dalam beberapa golongan. Tabel di bawah ini memberikan garis besar klasifikasi dan jenis pertanyaan rujukan, serta sumber rujukan yang dapat digunakan untuk menjawabnya.




Tabel pengelompokan pertanyaan dan sumber rujukan yang diharapkan dapat memberikan jawabannya.
Klasifikasi Pertanyaan
Jenis Pertanyaan
Sumber
Rujukan
Bahasa terminologi
Arti, asal kata, definisi, pengejaan, pengucapan, singkatan, istilah katakata
asing, sinonim, antonim,
lambang, simbol, dialek
K a m u s
Pemilihan bahan pustaka
Buku terbaik, bidang pengetahuan tertentu, ter- bitan tertentu, reviu perincian
bibliografis bahan pustaka lokasi bahan pustaka
Bibliografi
Data peristiwa
Kejadian-kejadian, statistik, tradisi, kebiasaan, catatan kegiatan, kegiatan
Almanak buku tahunan
Latar belakang pedoman
Informasi umum, bahan untuk
belajar sendiri cara mengerjakan sesuatu
Ensiklopedi buku pegangan manual brosur pamplet
Orang/pribadi
Pemimpin,spesialis,priofesional,
penga rang, orang-orang terkenal
Sumber biografi, direktori
Organisasi dan lembaga
Tujuan, keanggotaan, kegiatan,
struktur, nama, pejabat, alamat
Direktori buku tahunan almanac brosur pamflet
Tempat
Lokasi, diskripsi, jarak, identifikasi
Sumber geografi, brosur, pamflet
Ilustrasi gambar
Bentuk, model, rupa, warna, disain, dia- gram, foto
Ensiklopedi kamus sumber
bio- grafi, sumber geografi
brosur, pam- flet
Undang-undang,
peraturan, keterangan
resmi
Perundang-undangan peraturan, data/fakta resmi
lembaran ne- gara, pener bitan pemerintah dan penerbitan resmi lain
Dikutip dari Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi











Ø  EVALUASI PELAYANAN REFERENSI / RUJUKAN
Cara-cara dalam mengadakan penilaian (evaluasi) pada pelayanan referensi banyak sekali. Dari yang paling sederhana misalnya hanya berdasarkan perasaan dan pengalaman pustakawan referensi sampai kepada cara-cara yang rumit dan memerlukan perhitungan dan analisa statistik. Walaupun demikian evaluasi pelayanan referensi setidaktidaknya tergantung kepada dua faktor yaitu:
1.       Sikap staf terhadap evaluasi itu sendiri.
2.       Ketrampilan, uang/ dana dan waktu yang tersedia.

Dengan evaluasi pelayanan referensi tersebut pustakawan berusaha
untuk :
a. Melihat kondisi pelayanan terakhir.
b. Mencari cara untuk peningkatan pelayanan.
c. Menentukan kebutuhan untuk modifikasi tujuan dan pelayanan.

Secara umum dapat dikatakan bahwa analisa tersebut penting untuk menentukan/ merencanakan permintaan anggaran, menentukan kebutuhan tambahan pegawai atau juga untuk mempersiapkan peningkatan pelayanan misalnya dengan pengoperasian data base (komputerisasi pelayanan) dan lain-lain.
Pada dasarnya ada dua cara dalam melakukan penilaian pelayanan referensi
yaitu :
1.       Penilaian langsung
Pada penilaian langsung ini penilaian dilakukan pada efisiensi dan efektifitas pelayanan referensi kepada pemakai.
2.       Penilaian tidak langsung
Penilaian dilakukan pada hal-hal yang menyangkut anggaran, tenaga, koleksi (jumlah, umur dan nilai dari koleksi referensi tersebut).

Walaupun penilaian tersebut dikelompokkan pada dua cara namun pada kenyataannya kedua cara penilaian tersebut tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Jadi mau tidak mau pustakawan referensi harus menilai kedua-duanya, baik penilaian langsung maupun penilaian tidak langsung.

Daftar Pustaka

Mustafa, Badollahi.BAHAN RUJUKAN UMUM.Jakarta:Universitas Terbuka,Depdikbud.1994.





2 komentar:

Dian Kusumawati mengatakan...

sebagai pustakawan,, apa saja layanan yang anda berikan kepada pengguna perpustakaan??

Maeny Risdhi mengatakan...

senyum, sapa, salam, tidak lupa memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka. sehingga tercipta suatu layanan prima.

Poskan Komentar